Werkgevers staan voor de vraag of thuiswerken alleen tijdens de Corona crisis dient te worden ondersteund of dat het structureel moet worden ingebed in het functioneren van de organisatie. Indien thuiswerken structureel gaat worden toegepast (ook na het beschikbaar komen van een vaccin) dan zullen de thuiswerkplekken verder geoptimaliseerd dienen te worden. De vraag is welke partijen een positie zullen veroveren op dit marktsegment. Ook overheden zullen eveneens geïnteresseerd zijn in de uitkomsten van deze ontwikkeling. De centrale vraag is of de overheid deze ontwikkeling actief wil stimuleren om daarmee het verkregen momentum van thuiswerken te benutten of alleen passief wil volgen. De milieuvoordelen zijn evident, investeringen in infrastructuur die noodzakelijk waren kunnen wellicht worden vermeden en het Openbaar Vervoer kan optimaler functioneren in de grote agglomeraties.

Hoe gaan we terug naar kantoor?

Een belangrijke vraag waar veel werkgevers mee worstelen is de vraag hoe en in welke mate we teruggaan naar kantoor. In de eerste plaats is de aandacht gericht op de korte termijn. Veel kantoren zijn niet ingericht op een 1,5m restrictie. Kantoortuinen waar mensen te dicht op elkaar zitten, lastige routes naar de werkplek, de onmogelijkheid om van gemeenschappelijke bedrijfsfaciliteiten gebruik te maken met de 1,5m beperking. Duidelijk is wel dat de terugkeer geleidelijk zal zijn, maar de vraag waar iedereen mee worstelt is de vraag in welke mate thuiswerken onderdeel blijft van ons werkzame bestaan. Recent heeft Facebook aangekondigd dat thuiswerken structureel zal worden. Facebook wil de helft van de 48.000 werknemers in Silicon Valley laten thuiswerken. Het structureel maken van thuiswerken, in welke vorm dan ook, zal enorme effecten hebben op de hoeveelheid kantoorruimte die we nodig hebben, maar ook op de inrichting en op de wijze waarop we voorzieningen als bedrijfsrestaurants, vergaderruimtes etc. gaan gebruiken. Het is echter lastig een voorspelling te doen.

Thuiswerk faciliteiten: de basis is aanwezig

Als we kijken naar de thuiswerk faciliteiten dan zien de dat een aanzienlijk deel van de werkzame bevolking de mogelijkheid heeft om thuis te werken. Het internet heeft de stresstest goed doorstaan. Uit onderzoek van Telecompaper blijkt dat maar 8% problemen heeft met de internetverbinding. Ook de internetknooppunten bleken de stress test goed te hebben doorstaan. We zien ook dat andere faciliteiten zoals wifi voorzieningen, gebruik van communicatie middelen een positieve bijdrage hebben geleverd aan het thuiswerken. Uit nogal wat onderzoeken komt naar voren dat thuiswerken positief wordt ervaren. 50% geeft aan dat thuiswerken geen impact heeft gehad op het werk. Dat komt voort uit het onderzoek Mobiliteit en de Corona crisis van het Kennisinstituut voor Mobiliteit.Tevens blijkt uit dit onderzoek dat 80% van de thuiswerkers beschikt over voldoende faciliteiten/applicaties. Dit wordt ondersteund door het onderzoek van Telecompaper. 85% van de thuiswerkers (50% van de onderzoek deelnemers) maakt van gebruik van videochat applicaties. Ook geven veel mensen aan dat ze productiever zijn.

Wordt thuiswerken structureel?

Werkgevers zullen op korte termijn de vraag dienen te beantwoorden of thuiswerken een tijdelijk fenomeen is dan wel leidt tot een structurele organisatie aanpassing. Indien ze tot de conclusie komen dat het tijdelijk is, dan zullen ze beperkt gaan investeren in een optimale hybride werkvorm. Indien ze besluiten dat werknemers structureel kunnen thuiswerken (in welke vorm dan ook) dan zullen ze zowel moeten nadenken over de omvang en inrichting van het kantoor, als over de optimalisatie van de thuiswerk faciliteiten. Op dit moment zijn de thuiswerk voorzieningen ad hoc georganiseerd. Zodra het structureel wordt zal men de thuiswerk faciliteiten moeten gaan optimaliseren. Hiervoor dienen een groot aantal aspecten worden meegenomen. Elke organisatie zal moeten beoordelen welke faciliteiten en applicaties noodzakelijk zijn voor effectief en veilig thuiswerken:

• Bandbreedte van de internet verbinding
• WIFI voorziening
• Beschikbaarheid van een VPN (veilig communiceren)
• Toegang tot cloud diensten
• Beschikbaarheid samenwerkingstools
• Videocommunicatie
• Elektronisch contracteren en factureren

In feite wordt de thuiswerkplek onderdeel van het kantoornetwerk. Dit betekent dat ook zullen dan de ergonomische eisen on de loep genomen moeten worden.

Andere kantoorinrichting, minder ruimte

Het structureel maken van het thuiswerken heeft consequenties voor de inrichting van het kantoor. Het zal afhangen van de mate waarin wordt thuisgewerkt. Verwacht mag worden dat er hybride vormen zullen komen (deels thuis, deels op kantoor). De mogelijkheid tot thuiswerken is ook afhankelijk van de functie. Thuiswerken zak invloed hebben op de kantoorinrichting en logistiek. Kantoortuinen zullen verdwijnen en zelfstandige kantoren zullen weer worden geïntroduceerd (waarbij deze niet aan één persoon beschikbaar zullen worden gesteld. Er zullen betere vergaderfaciliteiten gecreëerd moeten worden en intelligente catering. Om dit alles beheersbaar te houden zal de ontwikkeling van geïntegreerde planningstools noodzakelijk zijn. Hiermee kunnen via een kantoor-app kantoorruimte, vergadervoorzieningen en catering worden gereserveerd als men de reis naar kantoor onderneemt. Afhankelijk van de mate van thuiswerken zal er minder behoefte zijn aan kantoorruimte (dit wordt deels gecompenseerd door een andere inrichting). De kantoorkosten zullen plussen en minnen hebben. Minder centrale kosten, meer decentrale kosten.

Gaat de overheid structureel thuiswerken bevorderen?

Een andere belangrijke vraag is hoe de overheid zich gaat opstellen. Gaat de overheid afwachten of gaat het actief beleid ontwikkelen om thuiswerken structureel te maken. De positieve effecten zijn evident. Minder verkeer, minder luchtverontreiniging, minder investeringen in infrastructuur. Beleid kan op diverse punten ingrijpen. Subsidiëring van de thuiswerkplek, innovatieprogramma voor het hybride werken (stimuleren van applicaties die het hybride werken bevorderen).

Wie verovert de thuiswerkplek?

Een goede thuiswerkplek vraagt om geïntegreerde faciliteiten. Deze zullen georganiseerd moeten worden vanuit de bedrijven die besloten hebben om thuiswerken structureel te maken. De vraag is welke leveranciers zich op deze markt zullen aandienen. Zijn het de telco’s, de cloud bedrijven, de VPN leveranciers of toch de meer traditionele IT bedrijven die als integrator optreden. Het veld ligt nog relatief open.

Digitale technologie zal een belangrijke rol spelen om weer terug te keren naar een enigszins normaal functionerende samenleving. Telecompaper heeft over de jaren een uitgebreide database opgebouwd omtrent de digitale consument. Welke devices worden gebruikt, welke apps, hoe wordt er gecommuniceerd, hoe worden nieuwe communicatie middelen opgenomen, hoe snel penetreren de streaming aanbieders de TV markt. Met deze database kunnen we snel nieuwe inzichten krijgen hoe consumenten reageren op snel veranderende omstandigheden. Zo kan bijvoorbeeld snel inzicht worden verkregen hoeveel mensen nieuwe Corona tracking-apps kunnen gebruiken, immers de oudere toestellen zullen een dergelijke functie niet ondersteunen. We kunnen nagaan hoeveel mensen een ontoereikende internet verbinding hebben om effectief thuis te werken. We kunnen toetsen hoeveel mensen live concerten kunnen ontvangen en casten naar een groot TV scherm. Door aanvullende vragen toe te voegen aan de al rijke database kunnen we analyses maken die verder reiken dan de mening van consumenten. We kunnen dit ook toetsen aan de feitelijke omstandigheden.